Alquiler de vehículos sin conductor SCOM

Para comunicar los datos de un alquiler de vehículo a motor sin conductor en Cataluña, tu empresa tiene que estar inscrita en el registro de establecimientos que corresponde y enviar la información online a la Generalitat de forma inmediata y, como máximo, en 24 horas. Puedes hacerlo a mano en el portal SCOM o mediante una API.

Esto afecta a quien alquila coches, motos, furgonetas, campers o autocaravanas sin conductor. Los datos cubren la operación, el vehículo y las personas que lo conducen, así que conviene tenerlos reunidos desde el momento de la entrega.

Esta guía resume qué datos conviene tener preparados, cuándo y por qué canal se comunican y cómo organizar el proceso para no depender de hojas de cálculo, mensajes de WhatsApp y contratos repartidos en carpetas distintas.

Lo esencial

• El procedimiento se dirige a empresas y profesionales que alquilan vehículos a motor sin conductor.


• Antes de comunicar datos, la empresa debe estar inscrita en el registro de establecimientos que corresponde.


• La comunicación se hace online, de forma inmediata y, como máximo, en las 24 horas siguientes al alquiler.


• Puedes hacerla a mano en el portal SCOM o, si tienes muchos alquileres frecuentes, mediante una API.

Fuente: procedimiento de la Generalitat de Catalunya

¿A qué empresas afecta?

Según el procedimiento de la Generalitat, la comunicación de datos de alquiler de vehículos a motor sin conductor se dirige a las empresas y profesionales que alquilan este tipo de vehículos. Entre ellos están los operadores que alquilan:

• Coches


• Motos y scooters


• Furgonetas


• Campers y autocaravanas

En catalán, el trámite aparece como Comunicació de les dades de lloguer de vehicles de motor sense conductor. El procedimiento también menciona camiones y autocares. Aun así, esta guía está pensada sobre todo para operadores de coches, motos, furgonetas y campers.

¿Alquilas bicicletas, e-bikes, embarcaciones u otro equipamiento? Revisa tu caso concreto. Esta guía solo trata el procedimiento para vehículos a motor sin conductor.

¿Todavía lo gestionas todo a mano?

Qué datos conviene tener listos para cada alquiler

Una factura no basta para preparar esta comunicación. Los datos que hacen falta están repartidos entre la reserva, el contrato, la ficha del vehículo y el check-in del conductor, y muchas veces cada parte está en un sitio distinto.

Usa estos cuatro bloques como lista de comprobación:

Operación y contrato

• Número de contrato o referencia de la reserva


• Forma de pago


• Fecha y hora de recogida y de devolución


• Lugar de recogida y de devolución

Vehículo

• Tipo de vehículo, marca y modelo


• Matrícula y número de bastidor


• Color y kilometraje en la entrega, cuando corresponda

Titular y conductores

• Nombre y datos de contacto


• Documento de identidad y nacionalidad


• Dirección y fecha de nacimiento


• Papel de cada persona en el alquiler (por ejemplo, titular o conductor)

Permiso de conducir

• Tipo y número de permiso


• País de expedición


• Validez del permiso de cada conductor

Esta lista es orientativa. Los campos exactos dependen de cada operación y del esquema oficial de datos. Puedes consultar la especificación completa en la documentación JSON de la Generalitat.

Cuándo y cómo se comunican los datos

Antes de comunicar ningún alquiler, tu empresa tiene que estar inscrita en el registro de establecimientos de la Generalitat que corresponde a esta actividad. Si no sabes si ya lo estás, revisa el procedimiento oficial o pregunta a tu asesoría.
Una vez inscrita, la empresa hace la comunicación online, de forma inmediata y, como máximo, en las 24 horas siguientes al alquiler. Hay dos formas de hacerlo:

Portal SCOM

• Encaja mejor con operadores pequeños o con pocos alquileres.


• Introduces a mano los datos de uno o varios vehículos en el sistema web de la Generalitat.

API

• Encaja mejor con operadores con alquileres frecuentes y mucho volumen.


• El software prepara y envía los datos a través de una integración específica.

La Generalitat también recomienda tener la información a disposición de los Mossos d'Esquadra durante tres años desde la fecha de emisión del contrato. Decide desde el principio dónde vas a guardarla, así no tendrás que buscarla en tres sitios cuando te la pidan.

El reto no es solo enviar la comunicación

Meter los datos en el portal es la parte que se ve. Lo que de verdad cuesta es tener toda la información junta cuando llega el momento de comunicarla. Piensa en un día con varias entregas: la reserva entró por la web, el contrato se firmó en papel o en PDF, el cliente mandó la foto del permiso por WhatsApp y la matrícula y el kilometraje están en una hoja de cálculo. Cada sitio guarda una parte de la información y ninguno la tiene completa.

Así aparecen las fichas incompletas y los datos que se copian dos y tres veces. Y el plazo de 24 horas se queda corto justo en los días con más trabajo. El proceso suele atascarse en estos puntos:

• Los datos del conductor o del permiso se piden tarde, a veces en el mostrador y con el cliente esperando.


• La reserva, el pago, el contrato y el vehículo no comparten la misma referencia.


• Después de cada entrega, alguien del equipo vuelve a escribir los mismos datos en otra plataforma.

Cómo organizarlo antes de cada entrega

1. Pide los datos del conductor y del permiso al confirmar la reserva y compruébalos en la recogida.


2. Usa una sola referencia para la reserva, el contrato, el pago y el vehículo.


3. Completa la ficha de cada vehículo (matrícula, bastidor, color) antes de que salga a alquiler y apunta el kilometraje en la entrega.


4. Decide quién hace la comunicación y en qué momento, para que el plazo no dependa de que alguien se acuerde.


5. Elige dónde guardas la información durante el periodo que recomienda la Generalitat.

Qué estamos explorando en Pulso

Pulso ayuda a las empresas de alquiler a gestionar su negocio desde cero hasta la fase de crecimiento, incluyendo reservas online, disponibilidad de la flota, pagos, contratos de alquiler, clientes y vehículos en un solo flujo.
Estamos hablando con operadores de Cataluña para entender qué necesitan para preparar la comunicación de alquileres sin conductor a partir de los datos que ya manejan en su día a día.

Pulso no automatiza el envío de datos a SCOM ni ofrece una integración confirmada. Si este proceso es una prioridad para tu empresa, queremos conocer cómo lo haces ahora para decidir qué soporte tiene más sentido desarrollar.

¿Te están pidiendo gestionar estas comunicaciones?

Cuéntanos cómo llevas hoy las reservas, los contratos y los datos de los conductores. Con las respuestas de operadores de Cataluña vamos a decidir qué desarrollar primero. Puede ser una exportación estructurada de los datos o una posible integración.

Quiero simplificar este proceso

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Preguntas frecuentes

¿Qué es SCOM?

SCOM es el portal web de comunicaciones recurrentes de la Generalitat de Catalunya. Sirve para introducir a mano los datos de alquiler de uno o varios vehículos a motor sin conductor.

¿Basta con emitir una factura?

No necesariamente. El procedimiento pide datos de la operación, del vehículo y de las personas vinculadas al alquiler, y una factura no suele recoger toda esa información.

¿Cuándo tengo que hacer la comunicación?

Según la Generalitat, de forma inmediata y, como máximo, en las 24 horas siguientes al alquiler.

¿Puedo hacerlo a mano?

Sí, a través del portal SCOM, donde introduces los datos tú mismo. Para comunicaciones frecuentes y de mucho volumen también hay una API, que requiere una integración de software específica.

¿Pulso ya envía los datos a SCOM?

Estamos trabajando en la integración con SCOM y esperamos tener esta funcionalidad disponible próximamente, para que las empresas de alquiler puedan enviar los datos requeridos de forma más sencilla directamente desde Pulso.

¿Esto se aplica si alquilo bicicletas o barcos?

Esta guía trata el procedimiento para vehículos a motor sin conductor. Si alquilas otro tipo de vehículo o equipamiento, consulta tu caso con la Generalitat o con tu asesoría.

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